El error es inherente a nuestra condición desde que pisamos por primera vez este mundo. Sin embargo, en nuestro sector, tan expuesto al público y, por tanto, a la crítica, todo se magnifica. Aprender a convivir con la posibilidad de fallar y ser capaz de mejorar con cada tropiezo es un punto fundamental en el manual del comunicador.

Cuántas veces nos habremos llevado las manos a la cabeza después de que el delantero del equipo al que apoyamos incondicionalmente haya desperdiciado una ocasión manifiesta de gol. En ese momento nos gustaría verlo fuera del club, despedido fulminantemente por la directiva, incluso durante el propio partido. Los más hooligans quizás opten por el insulto, por la denigración o por acordarse de algún familiar del futbolista que poco tiene que ver con su falta de talento. Sin embargo, si en la jugada siguiente pone el balón en la escuadra y sella la victoria pasa a convertirse en una especie de semidiós, un ángel caído del cielo que llegó para bendecirnos con su habilidad y sus goles.

Moraleja: el error es humano y debemos aprender a convivir con él, sin que el miedo a cometerlo condicione cada una de nuestras acciones, porque el tiempo hace que todo –o casi todo– se olvide y se supere. Más si cabe en un mundo tan cambiante, volátil y lleno de estímulos constantes como el de la comunicación, en el que lo que ahora está de moda mañana ya forma parte de un pasado remoto.

Igual que en el fútbol o en cualquier otro deporte, en una agencia de comunicación se cometen muchos errores. Es como la vida misma. El elevado ritmo de trabajo, las exigencias de los clientes y de la propia actualidad, la necesidad de adelantarse a la competencia… todos estos condicionantes son una fuente de estrés que puede derivar en agobios y prisas –las peores consejeras, según dicen–. Por ello, si bien hay que tratar de minimizar los fallos –más adelante veremos algunas claves para conseguirlo–, es igual de importante prepararse para asumirlos, afrontarlos y corregirlos cuando lleguen.

Errores comunes en una agencia de comunicación

Hay errores de muchos tipos. Algunos pueden estar relacionados con el cliente, al no descifrar exactamente cuál es su necesidad y no ser capaz de satisfacerla. Otros pueden deberse a una falta de comunicación interna, como no llegar a interpretar bien las pautas de un compañero o un jefe a la hora de realizar una tarea determinada.

Y es que, aunque sean poco habituales, estos fallos existen y no pasa nada por reconocerlos. Al fin y al cabo, estamos en contacto constante, tanto entre los miembros del equipo como con cada cliente, por lo que tendemos a resolver todas las dudas y a aclarar los objetivos de cada acción comunicativa antes de ponernos manos a la obra. Los errores más comunes son aquellos que tienen que ver con algún tipo de despiste, resultado normalmente del frenetismo del día a día. A continuación, repasamos algunos de los más frecuentes:

• Mandar una nota de prensa con la fecha equivocada: las notas de prensa, además de pasar muchos filtros y revisiones, pueden cambiar de día de lanzamiento, según el evento, las exigencias de la actualidad o las necesidades específicas del cliente. Un detalle que se suele pasar por alto en estos casos es la fecha. Así, a 5 de marzo igual estamos enviando una nota del 16 de febrero…
• Enviar un correo sin los documentos adjuntos: en ocasiones, nos centramos tanto en ser específicos, correctos y precisos en el cuerpo del correo que, en cuanto acabamos de escribirlo y revisarlo, lo enviamos directamente sin asegurarnos de que lo más importante, los documentos o archivos, hayan sido adjuntados. Es bastante ridículo escribir frases como “como podrás ver adjunto en el presente correo…” y no adjuntar absolutamente nada.
• Realizar múltiples revisiones de un documento para un cliente y no guardar la versión final: tras cualquier tipo de comunicado, nota de prensa o contenido dirigido a medios de comunicación hay mucho trabajo de revisión, tanto por parte de la agencia como del cliente. El primer borrador se ve sometido al escrutinio de varias personas y sufre múltiples transformaciones intermedias antes de alcanzar su versión definitiva. Es fundamental, por lo tanto, nombrar correctamente cada archivo para poder identificar, en última instancia, esa versión final que deberá ser enviada a los medios de comunicación.
• Fijar dos reuniones el mismo día y a la misma hora con dos clientes diferentes: la agenda de una persona que trabaja en una agencia de comunicación puede estar muy apretada durante ciertas semanas. Por ello, antes de citar a cualquier cliente a un día y una hora concretos es importante revisar que no tengas un compromiso (personal o profesional) establecido previamente. Nunca es agradable tener que cancelar o mover una reunión a última hora por algo que deberías tener previsto.
• Introducir mal una mención en los posts de redes sociales: un clásico. Este punto es especialmente sangrante en LinkedIn, donde cada persona utiliza su nombre y apellidos y, por lo tanto, no existen los nicks únicos para cada usuario. Así, antes de mencionar a Manuel González, de la empresa X, más te vale asegurarte de su verdadera identidad, no vaya a ser que trabaje en la empresa Y, la competencia…
• Dar un ‘me gusta’ a un comentario en la cuenta de un cliente con tu perfil personal: cuando se gestionan las redes sociales de un cliente, es importante realizar un seguimiento frecuente de las interacciones, para detectar necesidades, demandas o críticas de la gente, comentarlas con nuestro interlocutor y definir conjuntamente una respuesta o estrategia. Por supuesto, cuando vayas a responder asegúrate de estar manejando el perfil del cliente y no el tuyo personal.

Consejos para reducir el margen de error

No hay una fórmula mágica para evitar estos fallos, ya que en la mayor parte de ocasiones son despistes derivados de las prisas o el estrés. Sin embargo, sí es posible tomar medidas para, al menos, reducir al mínimo el margen de error:

• Cambiar el nombre de los archivos con cada versión y nombrar la versión final de una forma específica –por ejemplo, poniendo “VF”–.
• Revisar detenidamente cada elemento de un correo antes de enviarlo –destinatarios, documentos adjuntos, cuerpo…–.
• Comprobar dos veces que estamos en la cuenta correcta antes de realizar ninguna acción en redes sociales.
• Releer cada nota de prensa antes de enviarla, poniendo especial atención en los detalles.
• Mantener una agenda bien organizada.

Más allá de estos consejos específicos, todo se resume en ser capaz de mantener la calma durante los picos de estrés. Aunque así lo creamos, porque estamos sumidos en una espiral de información y actualidad que no se detiene, tardar diez minutos más en completar una tarea o enviar un documento casi nunca va a suponer una diferencia sustancial. En cambio, de poco vale recortar esos diez minutos si las prisas nos llevan a meter la pata. En Atalaya Comunicación siempre priorizamos la calidad de nuestro trabajo, ofreciendo un servicio profesional y tratando de minimizar el impacto de estos errores en nuestro día a día. Aunque, por supuesto, ni el mejor de los delanteros está exento de fallar un gol a puerta vacía en un mal partido…